飲食店の発注を効率化する段取り術｜締め時間から逆算する1日の型

発注業務が負担になりやすい典型パターン

営業終了後にレジを締めてから、FAXを流し、電話をかけ、アプリを開く。発注作業が毎日の負担になっている飲食店は少なくありません。負担が大きくなる原因の多くは、作業そのものより「仕組みのばらつき」にあるようです。

• 業者ごとに発注手段がばらばら（FAX・電話・メール・専用アプリ）
• 締め時間が業者ごとに異なり、覚えておくだけで神経を使う
• 在庫確認を業者の数だけ繰り返している
• 電話がつながらず、かけ直しの待ち時間が発生する

手段と締め時間がばらばらだと、発注のたびに「どの業者に・何時までに・どの方法で」を思い出す必要があり、抜け漏れや二重発注の原因にもなります。

締め時間から逆算した1日の段取りの作り方

効率化の入り口として、発注を「思い出したときにやる作業」から「決まった時間にやる作業」へ変える、という考え方があります。たとえば次の3つの手順です。

1. 全業者の締め時間を一覧にする

取引しているすべての業者について、締め時間・発注手段・配送のタイミングを1枚にまとめます。厨房やレジ裏など誰でも見える場所に貼っておくと、店主が不在の日でもスタッフが対応しやすくなります。

2. 一番早い締めに合わせて「発注タイム」を1日1回に集約する

例えば締めが最も早い業者が20時なら、19時台に全業者分の発注をまとめて済ませる、といった形です。発注のタイミングを1日1回に決めておくと、抜け漏れが減り、作業時間の見通しも立てやすくなります。

3. 在庫確認とセットで行う

発注の直前に冷蔵庫やストッカーを一巡して在庫を確かめ、その足で発注まで終わらせる形です。「確認」と「発注」を別々の時間に分けると、二度手間や記憶違いが起きやすくなるためです。

発注先を一本化すると何が変わるか

段取りを整えたうえで、あわせて考えてみたいのが発注先の集約です。多品目を扱う卸に窓口をまとめた場合、日々の作業は次のように変わります。

項目	業者が複数の場合	窓口を一本化した場合
発注作業	業者の数だけ繰り返す	1回で完結
締め時間の管理	業者ごとに把握が必要	1つ覚えればよい
在庫確認	発注のたびに確認	1回の確認で足りる
請求書の照合	業者の数だけ発生	窓口分にまとまる

もちろん、すべてを1社に絞る必要はありません。こだわりの食材は専門の仕入れ先を残しつつ、日常的に使う野菜・調味料・乾物などを1つの窓口にまとめるだけでも、発注にかかる手間はだいぶ軽くなるはずです。

LINE発注という選択肢

発注手段の面では、LINEで発注や相談を受け付ける卸を選ぶのもひとつの方法です。電話やFAXと比べたときの利点は主に3つあります。

1つ目は、手が空いた瞬間に送れることです。電話と違って相手の都合を気にする必要がなく、締め作業を終えた深夜でも送信だけ済ませておけます。2つ目は、送った内容が履歴として残ることです。「言った・言わない」の行き違いが起きにくく、過去の発注内容をさかのぼって確かめることもできます。

3つ目は、写真で相談できることです。「前回届いたこの部位をまた頼みたい」「この食材に近いものはあるか」など、文字だけでは伝えにくい注文も写真1枚で伝えやすくなります。品名がわからない食材の問い合わせにも使えます。

まとめ：段取りの固定化と窓口の集約から

発注業務の見直しは、特別な道具をそろえなくても始められます。締め時間の一覧化、発注タイムの1日1回化、日常使いの食材の窓口の集約——どれか1つ取り入れるだけでも、毎日の負担は少し軽くなるかもしれません。

お店ごとに事情はさまざまですので、合いそうな部分だけ持ち帰っていただき、発注の段取りを見直すときのヒントにしていただければうれしいです。